Grant Agreement No. : 2025-3-IT03-KA154-YOU-000377821

📅 REPORT – MESE 1 (GENNAIO 2026)

Avvio del progetto, organizzazione interna e pianificazione strategica

Nel mese di gennaio è stato avviato formalmente il progetto B.E.VI.DO, promosso da Mosaica APS.
Le attività del mese si sono concentrate sulla costruzione della struttura operativa, la definizione degli strumenti interni, la pianificazione metodologica e l’avvio dei primi contatti territoriali.

Il lavoro svolto in questa fase costituisce l’intera infrastruttura che permette al progetto di svilupparsi correttamente nei mesi successivi.

1. Costituzione del team di progetto

A gennaio è stato definito e formalizzato il team responsabile della gestione del progetto, composto da:

coordinamento generale
gruppo operativo under 30
responsabile comunicazione e diffusione
referente amministrativo e rendicontazione
supporto alla facilitazione e alla logistica

Sono state assegnate le prime responsabilità, stabilendo ruoli chiari per garantire efficienza e coerenza in tutte le fasi successive.

2. Pianificazione operativa generale

Durante il mese è stata strutturata la pianificazione completa del progetto, comprendente:

definizione delle macro-fasi operative da gennaio a luglio
sviluppo della timeline dettagliata delle attività
organizzazione delle due fasi dell’Attività 1 previste per marzo
prime bozze della struttura dell’Attività 2 nei centri anziani
definizione del sistema interno di monitoraggio e raccolta evidenze
creazione di un calendario di lavoro condiviso tra tutti i membri del team

È stata inoltre attivata una piattaforma condivisa per la raccolta di tutti i materiali operativi.

3. Impostazione della comunicazione istituzionale

Gennaio ha visto la preparazione dell’intera identità comunicativa del progetto:

definizione dei testi istituzionali di presentazione
preparazione delle descrizioni da utilizzare su sito, social e materiali informativi
linee guida narrative del progetto (tono, messaggi chiave, obiettivi)
progettazione preliminare delle grafiche
definizione degli strumenti digitali da utilizzare per la comunicazione

Questo lavoro preparatorio ha reso possibile il lancio della comunicazione previsto per il mese successivo.

4. Avvio della rete territoriale

Sono stati avviati i primi contatti istituzionali e territoriali, tra cui:

incontro preliminare con i Centri Anziani del Municipio V individuati per l’Attività 2
prime comunicazioni con associazioni e realtà sociali del quadrante
invio delle descrizioni di progetto alle realtà partner potenzialmente coinvolgibili
predisposizione della documentazione per la richiesta di patrocinio al Municipio Roma V

L’obiettivo del mese era costruire la base della rete locale, necessaria per gli step successivi del progetto.

5. Definizione degli strumenti amministrativi

A gennaio sono stati predisposti tutti gli strumenti amministrativi utili alla gestione del progetto:

modello di liberatoria per giovani
primo draft della liberatoria per anziani
fogli presenza per attività e staff
sistema di archiviazione digitale
standard per nominare i file e organizzare la documentazione
modello di report mensile per la durata del progetto
template per il diario di bordo dei partecipanti

Questi strumenti garantiscono una gestione ordinata e conforme agli standard Erasmus+.

6. Progettazione metodologica preliminare

Il mese ha visto anche la definizione preliminare degli strumenti metodologici necessari, tra cui:

struttura concettuale dell’Attività 1
definizione degli obiettivi formativi e partecipativi
analisi preliminare dei temi da sviluppare con i giovani
prime bozze del format per la raccolta testimonianze con gli anziani
definizione dei criteri per la selezione dei partecipanti under 30
struttura generale del percorso narrativo del progetto

Queste basi metodologiche verranno completate e finalizzate nel mese di febbraio.

7. Coordinamento interno e riunioni di avvio

Il team si è riunito più volte per:

approfondire il progetto approvato
condividere la strategia generale
assegnare le responsabilità
definire la metodologia interna di comunicazione
programmare le attività dei mesi successivi
preparare l’avvio del reclutamento a febbraio

Le riunioni hanno permesso di allineare il team e assicurare una visione condivisa del progetto.

✔ RISULTATO DEL MESE 1

A conclusione del mese di gennaio:

il team è coordinato e operativo.

la struttura organizzativa è pienamente definita

la pianificazione operativa è stata completata

la comunicazione istituzionale è pronta per il lancio

la rete territoriale è stata avviata

la documentazione amministrativa è predisposta

la metodologia preliminare è stata impostata

📅 REPORT – MESE 2 (FEBBRAIO 2026)

Comunicazione pubblica, reclutamento, definizione metodologica e patrocinio municipale

Nel mese di febbraio il progetto B.E.VI.DO, promosso da Mosaica APS, è entrato nella fase di preparazione avanzata, con un focus preciso su:

comunicazione pubblica,
reclutamento dei partecipanti under 30,
definizione metodologica delle attività formative,
rapporti istituzionali,
consolidamento della rete territoriale,
finalizzazione della documentazione amministrativa.

Le attività svolte costituiscono la base immediatamente precedente all’avvio operativo dell’Attività 1 prevista per marzo.

1. Conferma del patrocinio del Municipio Roma V

Nel corso del mese è stato completato l’iter per il riconoscimento del patrocinio gratuito del Municipio Roma V al progetto B.E.VI.DO.
Questo ha incluso:

trasmissione formale della documentazione progettuale
interlocuzioni con gli uffici municipali competenti
presentazione del quadro generale delle attività
conferma dell’interesse istituzionale verso il progetto
autorizzazione all’utilizzo del logo istituzionale nelle comunicazioni ufficiali
coordinamento con i referenti municipali per la collaborazione con i Centri Anziani

Il patrocinio rappresenta un riconoscimento del valore sociale e culturale dell’iniziativa e ne rafforza la legittimità territoriale.

2. Comunicazione pubblica del progetto

Durante febbraio è stata avviata la comunicazione esterna del progetto attraverso:

lancio dell’identità visiva ufficiale
pubblicazione dei primi contenuti informativi sui social
produzione e diffusione di grafiche, locandine e materiali digitali
preparazione di testi brevi per la condivisione privata (WhatsApp, Telegram, gruppi informali)
definizione del tono comunicativo, coerente con i valori del progetto
predisposizione dei materiali utili al reclutamento (digitali e stampati)

L’obiettivo è stato rendere il progetto riconoscibile e accessibile ai giovani del quadrante.

3. Reclutamento dei partecipanti under 30

Il mese ha visto l’attivazione della campagna di reclutamento per i giovani che prenderanno parte all’Attività 1 (Fase 1 e Fase 2).
Le azioni previste sono state portate avanti con una strategia coordinata:

pubblicazione del JotForm con modulo di iscrizione e raccolta dati
diffusione del form in liste di contatto, gruppi universitari e canali informali
affissione delle locandine presso:
- sede dell’associazione
- spazi del quadrante del Municipio V
- biblioteche di zona
- bacheche universitarie (Sapienza, Roma Tre)
coinvolgimento attivo del team interno per raggiungere potenziali partecipanti
primi follow-up con i giovani interessati

Il numero di adesioni raccolte permette di prevedere la piena copertura dei posti disponibili.

4. Definizione metodologica dell’Attività 1

Nel mese è stata finalizzata la struttura metodologica e operativa dell’Attività 1, articolata in due fasi.
Sono stati prodotti:

programma giornaliero delle due fasi dell’attività
obiettivi formativi e partecipativi per ogni giornata
linee guida per la produzione di contenuti (articoli, analisi, materiali comunicativi)
struttura operativa per la preparazione delle interviste dell’Attività 2
griglia per l’analisi del quadrante e dei temi sociali rilevanti
strumenti per il lavoro collaborativo e la gestione del gruppo
schema di facilitazione per tutte le sessioni

Il materiale è stato condiviso con il team interno per l’utilizzo operativo durante le attività.

5. Rapporti con il territorio e organizzazione logistica

Sono stati consolidati i rapporti con le realtà protagoniste del progetto:

conferma dei due Centri Anziani partecipanti
definizione dei giorni e delle modalità di svolgimento dell’Attività 2
prime interlocuzioni con associazioni del quadrante per eventuali collaborazioni
organizzazione degli spazi per lo svolgimento dell’Attività 1
pianificazione logistica interna (attrezzature, materiali, gestione spazi)

Le relazioni territoriali si sono rafforzate, facilitando l’avvio delle attività con i giovani.

6. Finalizzazione della documentazione amministrativa

Il mese ha portato alla conclusione della preparazione di:

liberatoria per i giovani partecipanti
liberatoria per gli anziani coinvolti nell’Attività 2
fogli presenza per partecipanti e staff
registro evidenze
template per il diario di bordo individuale
sistema di archiviazione digitale con naming uniforme
format dei report mensili per tutta la durata del progetto

Questi strumenti consentono una gestione ordinata e conforme ai requisiti dell’Azione KA154.

7. Coordinamento interno del team

Durante il mese si sono svolte diverse riunioni operative finalizzate a:

allineare il team sugli obiettivi del progetto
ripartire i ruoli nella gestione dell’Attività 1
monitorare il progresso del reclutamento
condividere i materiali metodologici prodotti
programmare le attività da realizzare nel mese successivo
definire gli standard interni di comunicazione e lavoro

Il team è risultato pienamente preparato e coordinato in vista dell’avvio di marzo.

✔ RISULTATO DEL MESE 2

Alla conclusione del mese di febbraio, il progetto B.E.VI.DO presenta:

team operativo pronto per l’avvio delle attività

patrocinio ufficiale del Municipio Roma V

comunicazione pubblica avviata

campagna di reclutamento in stato avanzato

struttura metodologica completa

strumenti amministrativi definiti

rete territoriale attiva e collaborativa